Информация баз данных Access хранится в таблицах, но с ними не очень удобно работать. Для ввода, редактирования и печати информации предназначаются формы и отчеты. В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы.

1. С помощью команды Файл > Открыть откройте базу данных Контакты, созданную на предыдущем занятии.

2. В окне базы данных щелкните на кнопке Формы.

3. В списке форм дважды щелкните на значке Создание формы с помощью мастера.

4. В списке Таблицы/запросы первого окна мастера, показанного на рис. 18.1, выберите пункт Таблица > Контакты.

Рис. 18.1. Мастер форм базы данных Access

5. Щелкните на кнопке », чтобы добавить в список Выбранные поля все поля таблицы.

6. Выделите пункт Код_Контакты и щелчком на кнопке < уберите это поле обратно в левый список. Содержимое поля Код_Контакты генерируется автоматически, а его значение несущественно для пользователя, поэтому не следует включать это поле в форму.

7. Щелкните на кнопке Далее.

8. В следующем окне диалога выберите для формы стиль Выровненный и щелкните на кнопке Далее.

9. В списке третьего окна выберите вариант оформления Камень или любой другой понравившийся вам стиль и снова щелкните на кнопке Далее.

10. В последнем окне мастера щелкните на кнопке Готово, не изменяя никаких параметров. Мастер сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных.

Окно формы содержит названия и области отображения для всех полей таблицы, выбранных в первом окне мастера. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям, аналогичные кнопкам окна таблицы.

11. Щелкните несколько раз на кнопке Следующая запись, чтобы добраться до информации о Василии Петрове. В этой записи отсутствуют адрес, название фирмы и телефон.

12. Щелкните на поле ниже подписи Адрес и введите адрес Василия Петрова.

13. Аналогичным способом добавьте название компании и телефон (рис. 18.2).

Рис. 18.2. Форма для таблицы "Контакты"

14. Щелкните на кнопке Новая запись и добавьте информацию еще об одном человеке. Как видите, форма позволяет просматривать и редактировать любую запись, а также добавлять записи.