Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации не происходит полного ее удаления из файла. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.

1. Чтобы сжать базу данных, выполните команду Сервис > Служебные программы > Сжать и восстановить базу данных.

2. Сравните размер файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.

Та же самая команда выполняет восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных. Access по возможности восстановит нарушения, обнаруженные в структуре данных.

Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по ограничению доступа и шифрованию данных. Чтобы задать пароль на открытие базы данных, выполните следующие шаги.

3. Закройте базу данных.

4. Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов.

5. В окне открытия файла выделите значок Контакты.mdb.

6. Щелкните на стрелке палитры кнопки Открыть и выберите пункт Монопольно. Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.

7. Выберите команду Сервис > Защита > Задать пароль базы данных.

8. В поле Пароль открывшегося окна диалога введите пароль.

9. Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение.

10. Щелкните на кнопке ОК. Теперь для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.

Примечание Чтобы удалить пароль, выберите команду Сервис > Защита > Удалить пароль базы данных, введите старый пароль и щелкните на кнопке ОК.

Еще одним полезным инструментом Access является возможность пересылки информации из базы данных в другие приложения Office XP. Например, чтобы для выполнения вычислений переслать таблицу Контакты в книгу Excel, выполните следующие операции.

11. Щелкните на кнопке Таблицы окна базы данных.

12. Выделите таблицу Контакты.

13. Выберите команду Сервис > Связи с Office > Анализ в MS Excel.

Примечание Кроме передачи данных в Excel вы можете с помощью команды Публикация в MS Word того же подменю опубликовать их в Word или, выполнив команду Слияние с MS Word, использовать информацию базы данных в качестве источника данных для слияний.

Access автоматически запустит Excel XP, создаст новую книгу с одним листом и перешлет в его ячейки данные из таблицы Контакты.